働き方改革が行われるなか、タイムマネジメントがはやりです。時間をコントロールするための仕組みづくりや個人の能力向上により生産性をあげることで、同じ仕事を短い時間で、あるいは同じ時間でより付加価値の高い仕事を行うことを目指します。なので、タイムマネジメントを行うためには、組織で仕事のながれが明確になっている必要があります。仕組みができていないときに、うまく自分や組織をコントロールすることはとても難しく、結局は各人が都度工夫しバラバラに行動しなければならないからです。
前提として以下が有効です。
- 職務分掌がある
- 業務の棚卸しによる業務の範囲の決定がなされている
- 職務基準による一つ一つの課業の達成レベル決定されている
- 業務フローや手順が標準化されている
- 目標が明確
- 部下の能力の把握ができている
- 他部署との良好な関係がある
タイムマネジメントを行うための手順は、簡単に言えば以下の通りです。
- 仕事の質と量の把握
- リミットの認識と能力及び時間の推定
- 優先順位づけ
- 段取り（≒準備）
- ＰＤＣＡサイクルの管理
- 飛び込み仕事の取扱い
これらをしっかりと整理し、その内容を充実させることにより、タイムマネジメントの実質的成果を得ることができます。 さまざまな組織で、タイムマネジメントの実際の導入を行っていますが、短期的に成果をあげられる部分と、仕組みづくりに時間をかけなければならない部分があり、短期間に「想定される最大のメリット」を享受することは困難です。しかし、どこかでスタートしなければ永遠に成果を得られません。必要とされる仕組みづくりをスタートすることが大事です。
なお、プライベートでもタイムマネジメントは使えます。仕事の時は時間をうまく使えるけれど、プライベートではからきしダメという事はありえません。逆に普段から自分の時間を有効に使える人だからこそ組織の中でも同じことができる、といった方が自然ですよね。
短い人生を有効に使うためにも、公私を問わずタイムマネジメントの考え方に習熟することが有効です。